Communiceren is van levensbelang

Het allerbelangijkste voor jou als bedrijf is dat je helder communiceert met je klanten en leveranciers. Wees altijd helder en eerlijk over wat je vraagt of aanbiedt, en wat je voorwaarden zijn. Maak notities of werk schriftelijk, zodat je erop terug kunt komen. Noteer ook altijd de naam van je gesprekspartners.

Of het nou gaat om marketing of het inkopen van een dienst, het is in het algemeen belangrijk dat je wat vaardigheid hebt in het communiceren. Dat doe je vaak in het gewone leven op, maar zelfs dan is een cursus nog geen overbodige luxe.

De essentie van communiceren is aanvoelen wat de ander denkt, voelt of vindt. Dat is geen rare truc om misbruik te kunnen maken van die ander, maar gewoon om je ideeen zo helder mogelijk over te kunnen krijgen, door de beste aansluiting te zoeken. Luisteren is essentieel, en zeker zo belangrijk als praten. Een verkoper die praat als Brugman kan haast niet open staan om te begrijpen wat de klant wil.

Of je nou mailt, belt of brieven schrijft: zorg dat je jezelf blijft. Je kunt bijvoorbeeld netjes en zakelijk blijven zonder afstandelijk te zijn, als je dat prettig vindt. Lieg niet en kom daar niet eens in de buurt, want dat breekt je vroeg of laat op. Eerlijk duurt het langst.

Het kan bijvoorbeeld heel vermoeiend zijn om je groter voor te doen dan je bent. En het is helemaal niet nodig. Als je goed bent in wat je doet kun je voor een groot bedrijf een interessante partij zijn, want jij kunt vermoedelijk veel flexibeler zijn dan een grotere concurrent. Jij kunt op verzoek een speciaal soort netelkaas leveren, terwijl een massakaasmaker alleen de variatie nagelkaas kent, bijvoorbeeld.

Facturen schrijven

Doodeng, de eerste rekening sturen. Maar leuk is het ook, want je plukt de vruchten van je inspanning, en als het goed is betaalt je klant het nog met plezier ook. Omdat je het waard bent.

Op een factuur moeten allerlei zaken staan:

• factuurnummer (uniek en oplopend genummerd)

• BTW-nummer

• KvK-nummer

• contactgegevens (voor als er vragen zijn)

• betaalgegevens: rekeningnummer/tenaamstelling/plaats, betaaltermijn

• specificatie van wat er betaald moet worden

• bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag, bedrag inclusief BTW:

  Product X          EUR  25
  Dienst Y           EUR  75
                     ------- +
  Subtotaal          EUR 100
  BTW 21%            EUR  21
                     ------- +
  Totaal te voldoen  EUR 121
  

Het is handig om een standaardfactuur te hebben, waarin je een markering zoals het woord TODO gebruikt om invulvelden te markeren. Je kunt daar dan naar zoeken zodat je niets vergeet aan te passen. Overigens kan het handig zijn om facturen uit een spreadsheet uit te draaien en niet uit een tekstverwerker.

Stuur je facturen per post, fax of per digitaal ondertekende email. Houd bij wanneer er betaald is. Gebeurt dat niet, bel dan even op en stuur eventuuel een schriftelijke herinnering. Meestal is je klant het gewoon vergeten om een heel menselijke reden, en betalen ze bij herinnering vlot. Zo niet, dan moet je je afvragen wat er schort -- heb jij iets niet goed gedaan, of heb je een klant getroffen die je liever kwijt dan rijk bent?

Offertes maken

Nog enger dan facturen uitschrijven is om een inschatting te maken van wat een klus moet kosten. Als je wat grotere klussen doet, dan zal je geregeld om een offerte worden gevraagd. Het grote probleem daarbij is een prijs te vinden die niet zo hoog is dat je klant wegloopt, en niet zo laag dat je er zelf bij inschiet. Je zult zelf moeten leren hoe je dat inschat.

De meest veilige inschatting is wel waarbij je inschat hoeveel uren je kwijt bent, maal je uurloon, en plus je onkosten met een winstmarge. Dat levert dan een totaalprijs die je door kunt geven aan je klant.

Denk eraan om particulieren altijd prijzen inclusief BTW te vragen, en aan bedrijven vermeld je een prijs exclusief BTW. Dat laatste vermeld je wel expliciet om gedonder te voorkomen, en vermoedelijk heb je wel meer voorwaarden waaronder je kunt leveren: je leveringsvoorwaarden. De offerte is het document waarbij je die insluit. Het is vaak een goed idee om dit soort documenten (zowel offertes als voorwaarden) zo gebalanceerd mogelijk te schrijven, dus meedenkend met zowel de klant als met jouw belang.

Als je klant je offerte eenmaal heeft ondertekend, dan kun je overgaan tot de uitvoering. De ondertekende offerte geldt als contract, dat je het recht geeft om bij levering facturen te sturen. Het is dus een afspraak die voor beide partijen vastlegt wat er gaat gebeuren en voor welke vergoeding. Wees daarom altijd helder en eerlijk in een offerte.