Stap voor stap naar ondernemersschap

Het is niet zo moeilijk om een eigen bedrijf op te zetten. Het is echter wel belangrijk dat je het doet, al was het maar om jezelf en de rest van de wereld te vertellen dat het menens is met je plannen. Dat je er nu echt voor gaat.

  1. Beslis wat je wilt doen.

    Omschrijf voor jezelf in een paar zinnen wat je wilt doen. Wat is dat, die passie van je? Je zit hier niet aan vast, maar het helpt enorm om helder te krijgen wat je wilt. Laat je niets wijsmaken, maar volg je hart.

  2. Registreren bij KvK en Belastingdienst.

    Je kiest een bedrijfsnaam die nog niet bij de KvK bekend is in de regio waarin je wilt handelen. Als je die naam aanmeldt is die verder van jou. Mocht je ooit een website willen maken, kijk dan ook meteen of de naam daarvan vrij is, en reserveer die ook meteen. Zo duur is het niet, en niets is zo vervelend als een ander die online jouw naam voert.

    Als je je aanmeldt bij de KvK dan krijg je binnen een paar dagen een formulier van de Belastingdienst. Daarna krijg je meestal een BTW-nummer toegestuurd. Je KvK- en BTW-nummers horen in je brievenboek thuis.

    Vergeet niet een feestje te vieren zodra je bedrijf geregistreerd is. Beschuit met muisjes is geen gek idee!

  3. Regel je bereikbaarheid.

    Zorg liefst voor een eigen telefoonnummer voor je werk, zodat je kunt horen of je prive of zakelijk wordt gebeld. Het is wel zo duidelijk om met je bedrijfsnaam op te nemen als klanten bellen. Een hele simpele manier om dit te doen is via een SIP-telefoon en ditto nummer. Dat sluit je aan op een netwerk en voila, je kunt bellen en gebeld worden.

    Een website en email is voor bijna alle bedrijven een goed idee. Teksten op je website met daarin de woorden die jou beschrijven zijn nuttig omdat je klanten op die woorden zoeken op het Internet. En een email is vaak handiger dan een telefoonnummer, omdat je niet onmiddellijk hoeft te reageren.

    Als je toch aan het ontwerpen bent, ga dan meteen netjes om met de fonts en kleuren die je gebruikt, en laat die overal terugkomen. Ook op je briefpapier bijvoorbeeld. Een eigen huisstijl kan zo simpel zijn als een consequent beleid met lettertypes en kleurvlakken. Een logo kan, maar is niet noodzakelijk. Maak een standaardlayout voor briefpapier die je zo in je favoriete tekstverwerker inlaadt.

    Ontwerp ook visitekaartjes. Doe niet origineel als dat onhandig uitpakt. De achterkant moet bijvoorbeeld beschrijfbaar zijn. Het formaat is 85mm bij 55mm, en daar zijn allerlei bewaarsysteempjes op ontworpen. Bepaal ook of je wilt strooien met je kaartjes, of dat je ze alleen wilt uitgeven aan serieuze contactpersonen. Ga altijd zorgvuldig om met de kaartjes van een ander, en noteer op de achterkant kort waar en wanneer je diegene trof, en waarover je gesproken hebt.

  4. Regel hardware en software

    Zorg dat je een computer hebt die niet door je kinderen wordt gebruikt. Je wilt je boekhouding niet kwijtraken omdat een spelletje kuren vertoont! Een kleurenlaserprinter is vaak handig, en spaart op den duur geld uit ten opzichte van een inkjetprinter. Bovendien ziet het printwerk er professioneel uit.

    Kies voor open source software. Bijvoorbeeld kun je met MS Word niets maken dat je met goed fatsoen als document kunt verzenden, terwijl je met OpenOffice gewoon PDF\'s exporteert die prima via mail kunnenn worden verzonden. Je komt op die manier zakelijker en professioneler over. Maar het belangrijkste voordeel van open source software is dat het bijna altijd gratis is, zodat je geen problemen hebt met licenties en beperkingen voor zakelijk gebruik.

    Zorg voor een werkplek waar je rustig kunt werken, zonder afleidingen van je dagelijkse leven. Een buro met telefoon en computer en een (telefoon)notitieblok is nuttig, en een kast met de mappen waarin je je administratie voert.

    Je moet vast nog meer regelen, maar dat verschilt per bedrijf. Je moet zelf bepalen wat je nodig hebt. Start bescheiden, en ga niet als een dolle geld uitgeven dat je nooit weer terugverdient. Bedenk je dat een bedrijf veel ontspannener is als je alles zelf financiert, en je niet op allerlei manieren in de schulden hoeft te steken. Dat kun je niet altijd voorkomen, maar het zo veel mogelijk voorkomen is altijd handig.

  5. Start een administratie

    Dit klinkt heftig, maar is het niet. Je wilt in mappen, achter tabbladen, de volgende soorten dingen gescheiden opslaan, liefst met een nummering zoals FI-123 per soort; ik geef de soorten korte codes:

    • PI: inkomende poststukken/brieven
    • PO: uitgaande poststukken/brieven
    • FI: inkomende facturen/rekeningen
    • FO: uitgaande facturen/rekeningen

    Afhankelijk van je bedrijf kan er meer nodig zijn, maar deze basis is voor elk bedrijf nuttig. Stop per soort document voorin de map een vel papier met daarop elk nummer op een regel, met daarachter een korte beschrijving. Dat zoekt veel sneller dan bladeren in een dikke map:

    • PO-11: Aangifte BTW, 2023-Q1
    • PO-12: Offerte naar Jansen & Janssen

    en elders:

    • PI-26: Offerte akkoord van Jansen & Janssen
    • PI-27: Aanslag BTW, 2023-Q1

    Het is handig om de inhoud van de mappen per tabblad in omgekeerde volgorde te doen. Dus brief PO-12 zit voor brief PO-11. Dat bladert en zoekt net even handiger. Stukken met bonnetjes eraan (vaak je eigen declaraties, ofwel inkomende facturen) kun je het beste helemaal achterin stoppen.

    Krijg je een stuk binnen of verstuur je er een, stop hem dan meteen in de juiste map. Geef het nieuwe stuk een nummer, bijvoorbeeld FI-123 voor factuur in nummer 123, schrijf hem meteen bij op de overzichtspagina en stop hem op de juiste plek in de map. Houd dit bij en je hebt nooit problemen om dingen terug te vinden. Ook als je tijdelijk een stuk uit de map haalt moet je ernaar streven hem er zo snel mogelijk weer in te stoppen -- laat de map bijvoorbeeld openliggen op die plek zodat je het niet vergeet. Je wilt voorkomen dat er stukken kwijtraken.